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Die wöchentliche „Montagsrunde“ mit allen Mitarbeiter als Steuerungsinstrument im Wirkungsgefüge / Balanced Scorecard zum Nachhaltigen Wirtschaften in mittelständischen Betrieben

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Die wöchentliche Versammlung aller Mitarbeiter (Montagsrunde) mit den Inhalten: Firmenentwicklung, Brancheninformationen, Produkt-, Qualitäts- und Umweltschulung, Qualitätssicherung, Kunden, Marketing, Wareneinkauf, Produktion, Personalplanung erhöht Zufriedenheit und eigenverantwortliches Arbeiten der Mitarbeiter und beeinflusst unter dem Gesichtspunkt der Balanced Scorecard positiv die Gesamtentwicklung der Firma im Sinne Nachhaltiges Wirtschaften.


In folgenden Bereichen zeigen sich positive Effekte: Die Motivationsmaßnahme gründet in folgenden Anwendungsfeldern:

Nach dem Firmenumzug im Jahr 2000 und der Schließung einer Geschäftsabteilung im Jahr 2002 zeichneten sich in einer wirtschaftlich schwierigen Situation Unsicherheiten und damit zunehmende Unzufriedenheit bei den Mitarbeitern ab.

Um die Firmenentwicklung zu sichern, Abläufe zu optimieren und die Mitarbeiter-Motivation zu verbessern, nahmen wir an folgendem Projekt des Instituts für ökologische Betriebswirtschaft in Siegen teil: „Kennzahlenmanagement für Nachhaltiges Wirtschaften in kleinen und mittleren Unternehmen“. Ökonomische, ökologische und soziale Aspekte des Unternehmens sollen dabei für eine positive, nachhaltige Entwicklung verknüpft werden. Es wird ein Wirkungsgefüge von weichen und harten Faktoren erstellt und mögliche Kennzahlen zur Steuerung entwickelt, mit denen besonders kleine und mittlere Unternehmen gut arbeiten können. Für uns als Hersteller von Lebensmitteln zu 100% aus kontrolliert biologischem Anbau sind Ökologie und Sozialethik fester Bestandteil der Firmenphilosophie.

Die Mitarbeiterzufriedenheit gehört zu den wichtigen Größen im Wirkungsgefüge. In einem Workshop mit allen Mitarbeitern wurden die Punkte, in denen Unsicherheiten und Unzufriedenheiten bestanden, erarbeitet und festgehalten. Zugleich wurden in weiteren Workshops mit Produktions- und Geschäftsleitung als Unternehmensstärke eine hohe Produktentwicklungskompetenz und eine gute Kundenorientierung festgestellt.

Neben verschiedenen Steuerungsmaßnahmen wurde die „Montagsrunde“, eine wöchentliche Besprechung aller Mitarbeiter und der Geschäftsleitung (also eine Vollversammlung) ins Leben gerufen. Diese forderte zwar einen gewissen (Zeit-)aufwand (ca. 1 Stunde - die Firma steht dann komplett still), erwies sich als außerordentlich wirksam und ist bereits seit einigen Jahren unentbehrlich.  Das Besondere an der Montagsrunde ist die Themenvielfalt, die tief und weit über das Nötigste für reibungslose Betriebsabläufe hinausgeht. Jede/r bekommt mit, was in den anderen Abteilungen passiert, erfährt die Firma und die Firmenphilosophie als Ganzes, und zudem als eingebettet im (politischen) Branchenumfeld. Die Themen sind:

 

-          Produktschulungen: Verkostungen von Neuprodukten (zusätzlich erhalten alle Mitarbeiter kostenlos alle Neuprodukte, um sie zuhause anzuwenden) , Qualitätsschulungen mit Verkostungen

-          Firma und Branche: die wirtschaftliche Firmenentwicklung, Neuigkeiten aus der Naturkostbranche, politische Aspekte zur Branche, Firmenphilosophie (kontrolliert biologischer Anbau, ethisch-sozialverträgliches Handeln, Qualitätsprodukte)

-          Kunden: Neukunden, Besonderheiten

-          Marketing-Aktivitäten: Teilnahme an Messen, Kunden-Aktionen, Pressespiegel

-          Qualitätssicherung: Kundenreklamationen und interne Fehler – hier sprechen sich die Mitarbeiter an den Schnittstellen ab, Arbeitsanweisungen werden überprüft und ggfs. verbessert. Zur Qualitätssicherung gehören für uns als Bio-Betrieb auch der verantwortliche Umgang mit Energieressourcen und Abfallstoffen mit Schulungen und Planung der Entsorgung

-          Ware und Beschaffung: Engpässe, Termine, aber auch interessante Hintergrundinformationen über Bio-Lieferanten und Bio-Anbauer. Praktische Beispiele für Einkaufsentscheidungen unter dem Aspekt ethisch-soziales Handeln (z.B. Förderung bestimmter Projekt)

-          Produktion: Produktionsplanung, Ablaufplanung, Bedarf an Material, nötige Reparaturen und Erneuerungen von Maschinen werden vorgebracht und besprochen.

-          Personal: Bedarfs-Planung, ggfs. Konflikte, ggfs. technische Personalangelegenheiten

 

Die Auswirkungen der Montagsrunde erfahren wir wie folgt:

-          Spürbare Verbesserung der allgemeinen Stimmung

-          Verbesserung der sozialen Kompetenz in der Mitarbeitergruppe, spürbar im Zuarbeiten zwischen den einzelnen Abteilungen

-          reibungslose Vertretungen bei Urlaub und Krankheit

-          Im Allgemeinen weniger und kürzere Krankmeldungen

-          Eigenverantwortliches Arbeiten, dabei selbständige Sorgfältigkeit an den Schnittstellen, ergibt höhere Effizienz

-          Verbesserungsvorschläge zu Betriebsabläufen seitens der Mitarbeiter, und Eigeninitiative bei deren Umsetzung

-          Verantwortlicher Umgang mit Materialien und Energie

-          Bewusstsein für und Wissen über Produktqualität – fehlerhafte Ware wird selbstständig – falls sie bei der Wareneingangkontrolle nicht sichtbar war, auch bei späteren Arbeitsschritten erkannt und gemeldet.

-          Die Hierarchie wird als flacher empfunden und Vertrauen zur Geschäftsleitung entsteht als jederzeit ansprechbar

-          Neue Mitarbeiter werden schneller in den Betrieb integriert

 

 

Im Wirkungsgefüge stärkt die Montagsrunde die Mitarbeiterzufriedenheit, führt zur Erhöhung der Produktivität und damit zur Rentabilitätssteigerung. Sie hat direkt positive Auswirkungen auf die Kundenzufriedenheit und wirkt indirekt positiv auf die Geschäftsprozessoptimierung, auf den Umsatz und die Marktpositionierung.

 

Da wir bereits seit knapp 30 Jahre am Markt sind und wenig Mitarbeiterfluktuation haben, werden wir jetzt auch alle gemeinsam älter. Dies ist ein neuer Aspekt. Trotz der schwierigen wirtschaftlichen Situation, die uns als kleinen mittelständischen Betrieb auch betrifft, und trotz Panikmache seitens Politik und Medien entsteht durch die hohe Mitarbeiterzufriedenheit eine positive Stimmung im Sinne von „Gemeinsam weitermachen in dieser guten (ökologisch- und sozialverträglichen) Sache“. 

Durch die umfassenden Informationen, die auf der Montagsrunde vorgetragen und besprochen werden, ist in letzter Zeit deutlich (stärker als vorher) das Bewusstsein für die Wichtigkeit von umweltverträglichem und ethisch-sozialverträglichem Handeln gewachsen. Wir bekommen ebenfalls an vielen Beispielen mit, dass diese Haltung ins Privatleben übernommen wird.

Die wirtschaftlich bedingte Verunsicherung der Mitarbeiter sinkt infolge der offenen Darstellung der Firmensituation inklusive der Probleme. Allein durch diese Offenheit steigt das Vertrauen in die Planungs- und Reaktionsfähigkeit der Firmenleitung.

 

Abschließende Bemerkung:

Die Montagsrunde zeigt, trotz der scheinbaren Banalität, erstaunliche Wirkung.

Da die Wirkung der Montagsrunde durch den  Gewöhnungseffekt mit der Zeit abnimmt, muss dieses Instrument immer wieder mit Leben gefüllt werden, z.B. indem Themen-Schwerpunkte verschoben und optimiert werden.

Durch die Montagsrunde erfährt die Geschäftsleitung schnell evtl. Grundstimmungswandel in der Belegschaft und kann rechtzeitig strategisch gegensteuern.

 

 

Spich, 26.8.2005

Heinz-Dieter, Gasper, Inhaber und Geschäftsführer

Ursula Stübner, Geschäftsleitung

 


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